El Project Management Institute (PMI) ha desempeñado un papel fundamental en la gestión de proyectos a lo largo de los años. En el reciente seminario virtual “Gestionar proyectos con éxito: Versión 7 PMI”, impartido por el experto en gestión de proyectos Gregorio Bulnes dentro de los ciclos de Masterclass Virtuales que lleva a cabo la Red Summa Education, a la que pertenece en Colombia la Corporación Universitaria Asturias, se discutió la evolución y la importancia del PMI, especialmente en relación con los avances tecnológicos y las metodologías ágiles como Scrum y Kanban.
La Gestión de Proyectos
Adaptándose a los Cambios Tecnológicos y las Metodologías Ágiles
Bulnes destacó cómo el PMI ha tenido que adaptarse a los cambios en el mundo, especialmente en términos de revoluciones tecnológicas y la creciente popularidad de las metodologías ágiles. El PMI ha desarrollado y liberado su propia metodología ágil y ha lanzado la versión 7 del PMI, que busca integrar las recomendaciones del PMI con las metodologías ágiles y otros marcos de trabajo.
Generación de Valor y Gestión del Cambio en la Gestión de Proyectos
Bulnes enfatizó la importancia de generar valor y gestionar el cambio en la gestión de proyectos. Compartió su propia experiencia y formación en el campo, y profundizó en el proceso de gestión de proyectos, desde la generación de la idea inicial hasta la finalización del proyecto. Destacó que los gerentes de proyecto deben poseer conocimientos, habilidades y experiencia, además de la capacidad para adaptarse a diferentes condiciones y trabajar en equipo.
Retos de la Tecnología y la Cultura Organizacional en los Proyectos
Bulnes argumentó que la tecnología y la cultura organizacional pueden presentar desafíos en el ciclo de vida de un proyecto. Enfatizó la necesidad de adaptarse a las diferentes condiciones y metodologías de gestión de proyectos. Resaltó que el objetivo final de cualquier proyecto debe ser generar valor, y que un proyecto solo se considera exitoso si logra generar ese valor.
El Rol del Director de Proyecto en la Generación de Valor
El ponente resaltó el papel clave del director de proyecto en la entrega de un proyecto exitoso. El director de proyecto debe asegurarse de que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto, alcance y calidad previstos, y satisfaga a todas las partes interesadas, incluyendo a los clientes y a los inversores.
Los Procesos Clave de la Gestión de Proyectos y su Adaptabilidad
Bulnes profundizó en los cinco procesos clave de la versión 6 del PMI: inicio, planificación, ejecución, monitoreo/control y cierre. Estos procesos están entrelazados con diez áreas de conocimiento. Bulnes señaló que estos procesos y áreas de conocimiento pueden adaptarse a diferentes metodologías de gestión de proyectos.
La Simplificación del Proceso de Gestión de Proyectos con la Versión 7 del PMI
La versión 7 del PMI simplifica el proceso de gestión de proyectos. Bulnes presentó una metodología 3×3 que divide el proceso de gestión de proyectos en tres aspectos clave para cada uno de los cinco procesos. Esta metodología busca simplificar y agilizar la gestión de proyectos, permitiendo una mayor flexibilidad y adaptabilidad.
La Metodología Scrum en la Gestión de Proyectos
Bulnes introdujo la metodología Scrum como una opción viable para la gestión de proyectos. Explicó los tres roles clave en Scrum: el Scrum Master, el Product Owner y el Equipo de Desarrollo. Destacó la importancia de esta metodología en la gestión de proyectos ágiles y cómo puede contribuir a la generación de valor y al éxito del proyecto.
Los Principios de la Metodología CLAM
Bulnes presentó los seis puntos clave de la metodología CLAM, que se basan en el trabajo en equipo auto-organizado, el control empírico, el desarrollo iterativo, el avance según el valor agregado, el tiempo asignado en cada Sprint y la definición del alcance. Estos principios buscan mejorar la eficiencia y la calidad en la gestión de proyectos.
Enfoque en la Generación de Valor y el Cambio Organizacional
La versión 7 del PMI enfatiza que un proyecto exitoso debe generar valor. No es suficiente cumplir con los plazos, el presupuesto y el alcance. Bulnes resaltó la importancia de trabajar en el cambio cultural de la organización para asegurar que el proyecto genere valor para todas las partes interesadas.
Diferencia entre Inversionista y Patrocinador en la Gestión de Proyectos
Bulnes explicó la diferencia entre un inversionista y un patrocinador en la gestión de proyectos. Mientras que el patrocinador es el responsable directo del proyecto, el inversionista puede o no estar directamente involucrado. Destacó la importancia de entender esta distinción y gestionar adecuadamente las expectativas y los intereses de ambas partes.
Gestión del Cambio: Personas, Procesos y Tecnología
En la gestión del cambio, Bulnes resaltó la importancia de tres elementos clave: las personas, los procesos y la tecnología. Estos elementos permiten manejar los KPI (indicadores clave de rendimiento) necesarios para alcanzar el estado objetivo del proyecto. Además, subrayó la importancia de la comunicación, la motivación y el control en la gestión del cambio.
La Importancia de la Utilización y Explotación de un Proyecto
Bulnes hizo hincapié en que un proyecto solo puede considerarse exitoso si se utiliza y explota de manera efectiva. Incluso si se cumple con los plazos, el presupuesto y el alcance, si el proyecto no se utiliza o se explota adecuadamente, no se puede considerar un éxito. Esta idea es fundamental en la versión 7 del PMI.
El Aspecto Humano en la Gestión de Proyectos
Bulnes habló sobre la importancia de la parte humana en la gestión de proyectos. Destacó que el cambio organizacional es un aspecto esencial y que los directores de proyectos y los gestores de cambio deben ser capaces de entender y aliviar las preocupaciones que surgen durante el proceso.
El Modelo de Cambio de un Estado Actual a un Estado Deseado
Bulnes presentó un modelo que ilustra el proceso de cambio de un estado actual a un estado deseado en un proyecto. Destacó que durante este proceso, las personas involucradas pueden experimentar diferentes emociones y es necesario gestionar adecuadamente estas etapas para lograr la aceptación y la negociación.
Estrategias, Metodologías y Responsabilidad del Director de Proyectos
Bulnes ofreció consejos sobre estrategias para determinar el marco de trabajo adecuado, haciendo hincapié en la importancia de la experiencia del equipo y del cliente. También mencionó la metodología híbrida como una opción viable, ya que combina lo mejor de los enfoques predictivos y ágiles. Además, resaltó la responsabilidad del director de proyectos, que debe poseer habilidades de negociación y liderazgo para lograr el éxito.
Retos y Limitaciones en la Gestión de Proyectos
Bulnes concluyó su presentación hablando sobre los retos y limitaciones en la gestión de proyectos. Destacó la importancia de entender las limitaciones de un proyecto y estar preparado para enfrentar desafíos inesperados. También enfatizó la importancia de la empatía en la comunicación y advirtió contra la confusión entre la metodología y la objetividad del proyecto.